PRIVACY VERKLARING       PRAKTIJK VERBEEK & JONG

Vanaf mei 2018 geldt een nieuwe data- en privacywetgeving in de Europese Unie (General Data Protection Regulation - GDPR)  In Nederland is dit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Praktijk Verbeek & Jong is op de hoogte van deze privacywetgeving en voldoet aan de wettelijke eisen hiervoor. Het is goed dat U als client op de hoogte bent van deze privacyregeling, daar U in de behandelovereenkomst hiervoor mede ondertekent en dus akkoord gaat.

Het privacy-beleid is van toepassing  op de websitebezoekers, diensten, transacties en bepaalde werkovereenkomsten met derden met Praktijk Verbeek & Jong – Praktijk voor Integratieve Psychotherapie en Integratieve Relatie Therapie en Hypnotherapie, Stationsplein 99, kamer 209,  1703 WE in Heerhugowaard.  

De AVG in Praktijk Verbeek & Jong:

In deze praktijk worden door uw therapeut bepaalde gegevens van u verwerkt.

Gegevens die worden bewaard/opgeslagen  zijn: contactgegevens, persoonsgegevens, anamnese, alle behandeldata met aantekeningen over de behandeling en bevindingen, het behandelplan, de behandelovereenkomst en de sessieverslagen; dit alles in een persoonlijk dossier. Daarnaast worden gegevens opgeslagen in de pc, waaronder ook uw factuurgegevens met NAW- gegevens, naam van uw zorgverzekeraar en uw klantnummer in een administratie-programma.

Gegevens kunnen ook worden gedeeld met andere zorgverleners, de huisarts, of waarneming van de praktijk wanneer dit noodzakelijk wordt geacht. Het delen van persoonlijke informatie geschiedt ten allen tijden in overleg met u. U geeft hiervoor expliciet uw schriftelijke toestemming of u doet dit niet.

Bovenstaande gegevens zijn noodzakelijk en een plicht voor een goede hulpverlening en de financiële afhandeling daarvan. Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang. Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar.

Als cliënt  heeft u recht tot inzage in uw gegevens die zijn opgeslagen en of opgeschreven. U kunt verzoeken om gegevens te wijzigen, om deze aan te vullen of te verwijderden wanneer u geen client meer bent. Het verzoek tot inzage, wijziging of verwijdering dient u schriftelijk (of per e-mail) in te dienen.

De therapeut heeft beroepsgeheim. Het is voor de therapeut een plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij de hulpverlening/behandeling bekend raken. Na schriftelijke toestemming van de cliënt mogen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.

Vanaf  2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken, dan wordt het beroepsgeheim doorbroken.

 

AVG in Praktijk Verbeek & Jong nader uitgewerkt:

1. De persoonsgegevens in onze administratie

• Praktijk Verbeek & Jong is verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit klopt  met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u ons uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.

• Op uw nota worden uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld.

• Uw persoonsgegevens staan in uw dossier in een afgesloten dossierkast.

2. De persoonlijke gegevens in een dossier

• Door de beroepsorganisaties, de zorgverzekeringen en de wetgeving (WGBO) is de praktijk verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw medische gegevens. Alleen de therapeut heeft toegang tot deze gegevens.

• Het persoonlijke dossier bevat handgeschreven aantekeningen van elke sessie en aantekeningen die relevant zijn voor het verloop van de behandeling door de therapeut. In het dossier is ook aanwezig het intakeformulier, de behandelovereenkomst en het behandelplan, Het dossier wordt bewaard in een afsluitbare kast waar alleen de therapeut toegang toe heeft.

 • Het dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar (vanaf de laatste behandeling).

• De cliënt heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en in overleg met de therapeut.

• De cliënt bepaalt zelf of er informatie uit het dossier aan derden wordt doorgegeven. De cliënt geeft daar schriftelijk toestemming voor (verslag aan huisarts, verslag aan een andere hulpverlener).

Gegevens uit het dossier kan gebruikt worden voor waarneming tijdens afwezigheid van de therapeut en voor geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiale toetsing. Voor andere doeleinden zal de therapeut altijd eerst toestemming aan de cliënt vragen.

Met andere partijen die toegang kunnen hebben tot uw gegevens is een verwerkers- overeenkomst opgesteld. Hierin staat vastgelegd dat ook deze partijen zorgvuldig omgaan met uw privacy. Denk hierbij aan de websiteverzorger, de administrateur en de IT- dienstverlener.

3. De persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.

De cliënt betaalt per sessie en ontvangt dan een factuur (wordt uitgereikt ter plekke of per mail verstuurd) om te kunnen declareren bij de zorgverzekeraar. Bij directe betaling per pin op de praktijk komt uw naam niet op de afschrift hiervan te staan. Bij een latere eenmalige betaling via een overschrijving per bank wordt de naam van de cliënt wel vermeld op de afschrift. Hierdoor komt uw naam dan in de financiële administratie voor. Bij controle kan de belastingdienst hierdoor deze gegevens tegenkomen.

4. De gegevens op de nota

• Na elke sessie krijgt de cliënt een factuur. De factuur dient te voldoen aan de eisen die de zorgverzekeraar stelt; zo komt u in aanmerking voor de gedeeltelijke vergoeding. Op de factuur staat uw naam, adres en woonplaats, geboortedatum, de naam van de verzekering en uw relatienummer (klantnummer). Op de nota staat verder de naam van de behandelaar met een eigen AGB-code daarvan en de vermelding van ‘Therapie’ met een prestatie-code.

• De facturen worden 7 jaar bewaard, dit is verplicht gesteld door de belastingdienst. De facturen worden digitaal opgeslagen in het administratiesysteem in de pc, die beveiligd is met een wachtwoord.

• Wanneer uw werkgever de factuur betaalt, zal alleen uw naam en de datum op de factuur staan. De inhoud van de therapie valt onder het beroepsgeheim. 

• Het versturen van de factuur per mail kan door een hapering of storing niet lukken. Dit is een geval van overmacht en de therapeut kan daar niet verantwoordelijk voor worden gesteld. Wanneer de factuur per mail wordt verstuurd dan is deze te zien in uw gegevens die staan op uw pc. U bent daar zelf verantwoordelijk voor.

5. Privacy in de correspondentie

• De ingevulde contact-formulieren ( van de website) en andere correspondentie zoals het doorgeven van NAW gegevens, of de verzekeringsgegevens of de bevestiging van een afspraak wordt gemaild naar info@praktijkverbeekjong.nl Met deze gegevens wordt zorgvuldig omgegaan.

• Persoonlijke gegevens die de therapeut per mail ontvangt en die van belang zijn voor het therapeutisch proces worden geprint en toegevoegd aan het dossier.

• Uw emailadres kan worden gebruikt voor het verstrekken van informatie; denk aan ziekte van de therapeut, de vermelding van een vakantieperiode of het aankondigen van een cursus.  

• Voor het juist ontvangen van de juiste en volledige overbrenging van informatie per mail en het ontvangen van het mailbericht naar de praktijk kan Praktijk Verbeek & Jong nooit aansprakelijk worden gehouden.

• Praktijk Verbeek & Jong heeft een brievenbus, de post die daar wordt ontvangen wordt door de praktijkhouder geleegd.

6. Privacy in de wachtruimte

• Er is een wachtruimte voor de praktijk. De afspraken worden in de regel met tussenpozen ingepland. Het kan zijn dat u iemand tegenkomt die u kent. Of u wordt door derden gezien terwijl u wacht. Praktijk Verbeek & Jong neemt daar geen enkele aansprakelijkheid voor.

7. Beveiliging digitale gegevens en website:  Praktijk verbeek & Jong heeft geen SSL certificaat voor de website omdat deze uitsluitend voor eigen publicatie wordt gebruikt.

• De website maakt op dit moment geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken. • De pc en de telefoon is met een wachtwoord beveiligd.

• In de praktijk worden geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden met een handtekening. Dit document komt in het cliëntendossier.